Un peu d'ordre et de propreté ! Facilitez vos recherches. Les dossiers suspendus permettent d'organiser et d'archiver les documents papier. Un dossier suspendu ressemble à un classeur, mais il est muni de crochets qui permettent de le suspendre dans un système d'archivage à rails. Et comme les dossiers suspendus ne tiennent pas debout, ils ne peuvent pas non plus tomber
.
Un système de dossiers suspendus vous permet d'extraire ou d'ajouter facilement des documents. Ensuite, il faut bien sûr pouvoir retrouver facilement le bon dossier. À cette fin, un dossier suspendu est doté d'une petite fenêtre en plastique, le porte-étiquette. Cette fenêtre dépasse du bord du dossier et offre un espace pour une étiquette inscriptible. Grâce à ces étiquettes pour dossiers suspendus, vous pouvez facilement classer les dossiers en fonction de leur contenu ou du nom du projet, par exemple. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement le dossier que vous recherchez. Les étiquettes sont généralement incluses.
Bien entendu, vous pouvez aussi les commander séparément pour la marque dont vous en avez besoin :
Les avantages d’un système de classement suspendu :
- Vous organisez et archivez vos documents de manière flexible ;
- Vos dossiers ne peuvent pas tomber ;
- Vous retrouvez facilement vos documents ;
- Vous retirez et insérez facilement des documents
Comment choisir le bon dossier suspendu ?
Il existe différents types et tailles de dossiers suspendus. Le choix dépend de l'orientation du système de stockage, de la quantité de documents que vous souhaitez conserver dans le dossier et de la taille de ces documents. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la forme, la taille et d'autres caractéristiques des dossiers suspendus qui peuvent être importantes pour vous.
Déterminer l’orientation du dossier suspendu
La plus grande différence réside dans l'orientation du dossier suspendu. Le choix de l'une ou l'autre dépend du système de stockage que vous utilisez. Il en existe deux types : latéral et vertical.
Dossiers suspendus latéraux
La version latérale est destinée à être utilisée dans une armoire ou étagère à dossiers suspendus. Le porte-étiquette ou volet est situé sur le côté court du dossier. De cette façon, l'étiquette est facilement lisible lorsque vous vous trouvez devant l'armoire à dossiers. Plusieurs dossiers latéraux peuvent être reliés entre eux au moyen de boutons-pression.
Dossiers suspendus verticaux
La version verticale est conçue pour être utilisée dans un bac ou valise, un chariot ou un bloc-tiroirs pour dossiers suspendus. Les portes-étiquettes des dossiers suspendus sont fixés à la longue partie supérieure, ce qui permet de les lire facilement lorsqu'on se penche sur le tiroir ou le bac.
Choisir la largeur de fond du dossier suspendu
Outre la différence d'orientation (latérale ou verticale), il existe 2 types de fonds dans les dossiers suspendus. Cela détermine le nombre de documents qui peuvent être placés dans le dossier de suspension. Nous faisons la distinction entre un fond en V et un fond en U.
Fond en V
Un dossier suspendu avec un fond en V présente un pli net à la base. Le dossier est donc mince et solide, mais il ne peut contenir qu'un nombre réduit de documents. Les dossiers suspendus à fond en V sont utilisés de préférence pour les documents d'un maximum d'environ 100 feuilles
.
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Fond en U
Les dossiers suspendus avec un fond en U sont plus larges à la base. Cela leur permet de contenir plus de documents. La largeur peut parfois atteindre 80 mm, mais la plupart des fonds en U ont une largeur de 15 mm ou 30 mm. Un fond en U de 15 mm convient pour 200 à 250 feuilles de papier. Un fond en U de 30 mm de large peut contenir environ 350 feuilles.
Attention aux dimensions des dossiers suspendus
La taille du dossier est un facteur de sélection important. Comme son nom l'indique, un dossier suspendu A4 convient aux documents de format A4. Les dossiers suspendus folio sont plus larges, ce qui présente deux avantages. D'une part, ils peuvent contenir des documents légèrement plus grands et, d'autre part, vos documents A4 risquent moins d'être endommagés. En outre, la taille dépend principalement du système de rangement que vous utilisez. Celui-ci détermine l’entraxe (l’écart séparant les crochets) et la taille extérieure dont vous avez besoin.
L'entraxe des dossiers suspendus
Les dossiers suspendus doivent naturellement s'insérer parfaitement entre les rails du système de rangement. La distance entre ces rails est appelée entraxe, ce qui correspond à la taille de la suspension. Il existe différents entraxes :
| Dossiers latéraux |
Dossier verticaux |
| Entraxe 200 mm |
Entraxe 330 mm |
| Entraxe 330 mm |
Entraxe 365 mm |
|
Entraxe 380 mm |
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Entraxe 390 mm (foolscap) |
Taille extérieure
Outre l'entraxe correct, il est important que le dossier ne soit pas trop large. Sinon, il risque de ne pas rentrer dans votre système de classement. Pour ce faire, vérifiez la taille extérieure : la distance entre les côtés extérieurs des crochets du dossier suspendu.
Comment ranger les dossiers de suspension ?
Que vous ayez un petit ou un grand bureau, il existe un système de rangement et d'utilisation des dossiers adapté à chaque situation. Pour les petites quantités,
une boîte ou un bac à dossiers suspendus est une excellente solution. Ces boîtes sont faciles à déplacer et peu encombrantes. Dans une telle boîte pour dossiers suspendus, vous pouvez ranger de 5 à parfois 30 dossiers suspendus remplis. Si vous avez besoin de plus d'espace et d'un accès direct à vos dossiers, les
chariots pour dossiers suspendus sont le meilleur choix. Il s'agit d'un chariot à roulettes pour dossiers suspendus verticaux. Ce type de chariot est ouvert sur le dessus, ce qui vous permet de lire facilement les étiquettes et de soulever ou de replacer le bon dossier suspendu sur le chariot.
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Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un dossier suspendu ?
Un dossier suspendu est un type de dossier muni de crochets. Ceux-ci permettent de suspendre le dossier dans un système de classement à rails et de le ressortir facilement. Un dossier suspendu est doté d'un volet ou porte-étiquettes en plastique légèrement débordant. Cette fenêtre permet d'insérer une étiquette de texte décrivant le contenu du dossier. De cette manière, vous pouvez facilement organiser vos dossiers suspendus et trouver rapidement le dossier que vous recherchez.
Qu'est-ce qu'un dossier suspendu vertical ou latéral ?
La différence entre les dossiers suspendus verticaux et latéraux réside dans l'orientation du système de rangement. Les dossiers suspendus latéraux sont utilisés dans les armoires et étagères. Vous pouvez facilement accéder au contenu en vous plaçant devant l'armoire. Les dossiers suspendus verticaux sont destinés à être utilisés dans des caissons, valises, bacs ou des chariots de dossiers suspendus. Ces dossiers permettent d'accéder au contenu par le haut.
Qu'est-ce qu'un dossier suspendu frontal ?
Un dossier suspendu frontal est une autre description d'un dossier suspendu vertical. Dans ce type de chemise, le volet avec l'étiquette est situé sur le long côté supérieur du dossier. Ils peuvent donc être utilisés dans un chariot de dossiers suspendus ou dans un bloc-tiroirs.
Quels formats de dossiers suspendus existe-t-il ?
Les formats A4 et Folio sont les plus courants. Les dossiers suspendus A4 sont de la même taille que les documents A4. Ils s'insèrent exactement à l'intérieur. Les dossiers suspendus Folio sont légèrement plus grands. Les documents A4 risquent donc moins d'être endommagés sur les bords, mais les dossiers suspendus Folio s'adaptent également à des documents légèrement plus grands.
Combien de documents un dossier suspendu peut-il contenir ?
La capacité d'un dossier suspendu dépend du type de fond. Les dossiers suspendus avec un fond en V sont conçus pour environ 100 feuilles. Les dossiers à fond en U peuvent contenir plus de documents. Un fond en U de 15 mm de large peut contenir 250 feuilles de papier et un fond en U de 30 mm peut contenir jusqu'à 350 feuilles.
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